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Excel 2004 Básico IV: Crear listas y gráficos

excelLos asistentes de Excel ayudan a crear listas y gráficos de aspecto profesional. Estos asistentes contienen una gran variedad de opciones de formato. Una lista es un conjunto de filas y columnas. Al definir los datos como una lista, podrás buscarlos, analizarlos y ordenarlos de una manera más rápida y eficaz.

En Excel 2004, las listas están contenidas en marcos de lista para poder distinguirlas fácilmente del resto de la hoja de cálculo. Cuando especifiques un rango de celdas como lista, aparecerán automáticamente unas flechas desplegables de autofiltro en los encabezados que permitirán ver datos según valores específicos de la lista. Puedes insertar o eliminar filas de datos en la lista sin que ello afecte a los datos adyacentes de la hoja de cálculo.

1. Selecciona los datos que desee incluir en la lista.
2. Haz clic en Insertar > Lista.
3. Excel mostrará el Asistente para listas, que te pedirá que definas la lista.

listas_excel.jpg
4. Comprueba que has especificado los datos correctos y, a continuación, selecciona una ubicación para la lista.
5. Haga clic en Siguiente para definir las columnas y asignar un nombre a la lista o bien haga clic en Terminar.

Puedes modificar los datos y el aspecto de la lista mediante las opciones de la barra de herramientas Lista.
Para ordenar las celdas de una columna seleccionada, haz clic en Datos > Ordenar y, a continuación, selecciona las opciones de ordenación.

Excel ordena las celdas con formato de texto independientemente de las celdas con formato de número. Para obtener más información, busca “ordenar” en la Ayuda. Puedes hacer que se muestren sólo las filas de una lista que cumplan los criterios especificados. Los filtros no reorganizan las listas, sólo ocultan filas temporalmente.

1. Para mostrar sólo las filas que contengan un valor específico, haz clic en la flecha del encabezado de columna que contenga los datos que desees ver.
2. Haz clic en el valor.

La flecha del encabezado de columna cambiará de color para indicar que la lista se ha filtrado.
Para obtener más información, busque “autofiltro” en la Ayuda o consulta el documento de muestra Listas en la ficha Aprender de la Galería de proyectos.

Puedes aplicar formato condicional. Por ejemplo, a los valores mayores que 100 se les puede aplicar el formato de negrita. Haz doble clic en el encabezado de columna. En el cuadro de diálogo Configuración de columnas, haz clic en Formato condicional.
Crear un gráfico

Utiliza los gráficos de Excel como medio rápido para ver los datos de forma gráfica. Asimismo, utiliza los nuevos colores, combinaciones de colores y otras características de formato predeterminados para crear gráficos atractivos.

1. Selecciona los datos. Incluye filas y columnas de encabezado, que se convertirán en rótulos. Obtendrás mejores resultados si no seleccionas totales.
2. Haz clic en Asistente para gráficos.

listas_excel2.jpg

En este punto, puede hacer clic en Terminar. Aparecerá un gráfico de columnas con el formato predeterminado. Para definir el aspecto del gráfico antes de crearlo, continúa con el procedimiento.

3. En el paso 1 del Asistente para gráficos, selecciona el tipo de gráfico. Los distintos tipos de gráfico se prestan a distintos tipos de datos. Por ejemplo, los gráficos circulares resultan convenientes para mostrar porcentajes.
4. En el paso 2, indica si las series del gráfico corresponden a las filas o columnas seleccionadas. Haz clic en la ficha Serie para asignar un rótulo al gráfico.
5. En el paso 3, haz clic en las distintas fichas para definir elementos adicionales del gráfico.
6. En el último paso, indica si deseas que el gráfico aparezca en su propia hoja o como objeto en otra hoja (normalmente la misma hoja que los datos).

Una vez completado el gráfico, utiliza las distintas opciones de gráfico disponibles en la Paleta de formato para otorgarle al gráfico el aspecto que desee. Las sugerencias permiten identificar los elementos del gráfico para que sepa lo que modificará.

Para modificar el gráfico, selecciónalo y, a continuación, realiza los cambios utilizando las opciones de la Paleta de formato.
Para ver un ejemplo de gráfico, consulta el documento de muestra Gráfico en la ficha Aprender de la Galería de proyectos.